Bessere Mitarbeitergespräche führen - die 5 Geheimnisse motivierender Führungskräfte

Miteinander zu sprechen ist eine der Grundvoraussetzungen für jede gelungene Beziehung. Ebenso wie im Privatleben gilt das auch für das Verhältnis zwischen Führungskraft und Mitarbeiter: Das Mitarbeitergespräch ist eines der wertvollsten Instrumente, um unsere Mitarbeiter im Vertrieb wirksam zu motivieren – vorausgesetzt, dass sein Potential sinnvoll genutzt wird. Wer das Mitarbeitergespräch als lästige Pflichtübung abtut, vergibt wertvolle Chancen. Erfahren Sie, welche 5 Grundsätze der Kommunikation motivierende Führungskräfte beim Mitarbeitergespräch im Vertrieb anwenden, um die Leistungsfähigkeit und Produktivität ihrer Mannschaft zu steigern.

Kommunikationsmängel im Vertrieb – eine wahre Geschichte

Lassen Sie mich mit einem Beispiel aus der Praxis beginnen, das paradigmatisch die Folgen mangelhafter Kommunikation aufzeigt. Einer meiner Kunden vertreibt Möbel, wie wir sie aus zahleichen großen Möbelhäusern kennen. Zunehmende Motivations- und Leistungsmängel der sechs bis acht Außendienstmitarbeiter haben ihn zu einem Coaching des Vertriebsleiters veranlasst. Gemeinsam mit der Führungskraft ging es also um das Erarbeiten von Strategien, um die Leistung und Produktivität der Mitarbeiter voranzubringen.
In unserem Erstgespräch habe ich den Vertriebsleiter zunächst gefragt, wie denn die Leistung der Mitarbeiter gemessen werde. – „Die bekommen zu Beginn des Jahres ein Umsatzziel, und diesen Umsatzziel sollen sie erreichen.“ – „Und weiter?“ – „Wie, weiter? Das ist alles.“ Das hat mich schon einmal – sagen wir überrascht. Ich habe ihn also weiter gefragt: „Und, haben sie dieses Ziel denn auch erreicht in der Vergangenheit?“ – „Naja, manchmal, teilweise. Also um ehrlich zu sein, sie haben es verfehlt.“ – „Muss ja ganz schön demotivierend sein.“

Die Basis für jedes Mitarbeitergespräch: Hören Sie auf zu demotivieren!

Wie führe ich ein motivierendes Mitarbeitergespräch im Vertrieb: Dieses Thema ist naturgemäß vielschichtig. Einen zentralen Grundsatz möchte ich voranstellen. Hören Sie auf, Ihre Mitarbeiter zu demotivieren! Mangelnde oder misslungene Kommunikation kann sich zerstörerisch auswirken. In vielen Unternehmen ist es gang und gäbe, dass die Mitarbeiter im Vertrieb aufblühen, sobald ihr Chef längere Zeit krank ist. Sie sind engagiert, kommen gern an ihren Arbeitsplatz und machen ganz einfach einen guten Job. Kehrt die Führungskraft wieder zurück, sind sie demotiviert. In diesem Fall ist die Ursache sonnenklar und lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Der Fisch stinkt am Kopf zuerst. Es gibt einige typische Eigenschaften und Verhaltensweisen, die Mitarbeitern an ihrem Chef so richtig missfallen. Die beliebtesten sind: Der Chef ist bei Fragen unerreichbar. Er leitet Informationen zu spät weiter oder ändert laufend seine Meinung. Vielleicht versucht er seinen Mitarbeitern auch vorzuschreiben, wie sie ihren Job zu erledigen haben. Feedback zählt zur Mangelware, und im schlimmsten Fall kassiert die Führungskraft Lorbeeren für sich allein, die dem Team zustehen. Das alles empfinden Mitarbeiter im Vertrieb als sehr unfair und demotivierend. Solche Verhaltensweisen zu vermeiden ist die erste und wichtigste Basis für jedes erfolgreiche Mitarbeitergespräch.

Grundsatz Nr. 1: It´s a Match!

Ein motivierendes Mitarbeitergespräch im Vertrieb setzt noch weitere Grundbedingungen voraus: Es ist schwierig, einen Mitarbeiter zu motivieren, der in seinem Arbeitsbereich schlecht aufgehoben ist. Wir alle besitzen gewisse grundlegende Fähigkeiten, und diese Fähigkeiten sind Teil unserer Persönlichkeit. Sie sind prinzipiell schwer veränderbar. Und: Nur wenn wir sie bei unserer Arbeit einbringen können, wird uns diese Tätigkeit Spaß machen, nur dann werden wir intrinsisch motiviert sein. Es ist daher vergebene Liebesmüh´, einen Mitarbeiter im Vertrieb motivieren zu wollen, der ungern auf Menschen zugeht und keine Freude an der Kommunikation hat. In diesem Fall ist es die bessere Lösung, für ihn einen angemesseneren Job zu suchen und damit ein Match zwischen Fähigkeiten und Anforderungen herzustellen. Denn selbst mit Gewalt ist kein Bulle zu melken.

Grundsatz Nr. 2: Klare, erreichbare Ziele

Jeder Mensch mag Anerkennung. Anerkennung ist daher ein probates Mittel, um Leistung zu verstärken oder auch in eine bestimmte Richtung zu manipulieren. Wenn Sie einen Mitarbeiter für bestimmte Dinge loben, die er gut gemacht hat, dann wird er in Zukunft versuchen, dieses Verhalten zu wiederholen, um erneut Lob zu ernten. Eine Voraussetzung dafür ist, dass Sie im Mitarbeitergespräch klare, SMARTe Ziele formulieren. Denn nur transparente und messbare Ziele sind auch erreichbar, nur so ist es für den Mitarbeiter also möglich, Erfolge zu feiern. Indem Sie passende Ziele vereinbaren und Ihren Mitarbeiter für die Zielerreichung anerkennen, verstärken Sie seine intrinsische Motivation. Das ist gerade im Vertrieb, wo es häufig zu Durststrecken kommen kann, von enormer Bedeutung. Viele meiner Kunden finden es herausfordernd, auf die richtige Art und Weise Anerkennung auszusprechen.

Grundsatz Nr. 3: Regelmäßiges Feedback

Falls Sie bei dem Punkt „regelmäßiges Feedback“ an das in vielen Firmen übliche jährliche, institutionalisierte Mitarbeitergespräch denken, dann sollten Sie sich eine Regel des bekannten Coachs und Autors Markus Buckingham vor Augen führen: Buckingham hat nämlich herausgefunden, dass sich Mitarbeiter im Durchschnitt einmal wöchentlich ein Feedback ihres Chefs wünschen. Selbstverständlich kann die Frequenz von Mensch zu Mensch unterschiedlich sein. Am einfachsten ist es, im Mitarbeitergespräch ganz einfach danach zu fragen, wie oft sich der Betreffende Rückmeldung zu seiner Arbeit wünscht. Was wollen wir durch Feedback im Mitarbeitergespräch überhaupt erreichen? In erster Linie dient Feedback der Bestätigung des Mitarbeiters: Ja, ich bin auf dem richtigen Weg, ich arbeite korrekt und werde meine Ziele erreichen. Selbstverständlich ist bei Fehlern auch Kritik erlaubt und notwendig, solange Sie sie sachlich und konstruktiv formulieren – unterschwellige persönliche Angriffe sind Gift für jede Beziehung. Um im Vertrieb konstruktives Feedback geben zu können, ist es für Sie als Führungskraft entscheidend, die richtigen Fragen zu stellen. Denn letztlich dient das Mitarbeitergespräch auch dazu, Informationen über den Reifegrad Ihrer Mitarbeiter zu erhalten und Ihren Führungsstil entsprechend anzupassen.Eine Sammlung der wichtigsten Fragen, die Sie zu diesem Zweck stellen können, habe ich hier für Sie zum Download vorbereitet.

Grundsatz Nr. 4: Vertrauensvolle Zusammenarbeit

Vertrauen und Respekt sind weitere wichtige Grundpfeiler jeder Beziehung – ob privat oder beruflich. Im Mitarbeitergespräch haben Sie als Führungskraft die Hauptverantwortung dafür, dass diese Grundsätze eingehalten werden. Ich persönlich bevorzuge aus diesem Grund das Du-Wort im Umgang mit meinen Mitarbeitern, weil es Distanz abbaut. Wie auch immer Sie es handhaben: Ein vertrauensvoller Umgang bedeutet, die richtige Balance zwischen (unangemessener) Distanz und (ebenso unangemessener) Distanzlosigkeit zu finden.

Grundsatz Nr. 5: Fördern, Fordern, Sichern

Jeder Mitarbeiter im Vertrieb will sich weiterentwickeln. Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es, ihn bei dieser Aufgabe zu unterstützen. Der Regelkreis aus Fördern, Fordern und Sichern ist ein Grundsatz, der Sie beide auf diesem Weg zuverlässig voranbringt. Das Mitarbeitergespräch hat dabei mehrere Funktionen: Erstens dient es dazu, Zielvereinbarungen zu treffen und deren Einhaltung laufend zu überprüfen (= fordern und sichern). Gerade im Vertrieb kommt es immer wieder vor, dass Mitarbeiter unmotiviert oder verunsichert sind. In diesem Fall ist das Mitarbeitergespräch auch eine wertvolle Chance, um globale, langfristige Entwicklungsziele und damit neue Perspektiven zu erarbeiten (= fördern). Auch zu diesem Zweck gibt es wertvolle Hilfsmittel, die Sie einsetzen können. Ich setze gerne folgenden Entwicklungsbogen ein, den Sie hier zum Download finden. Er dient dazu, ein umfassendes Bild von den persönlichen Entwicklungszielen und -vorstellungen des Mitarbeiters zu generieren.

Gelungene Kommunikation als Erfolgsfaktor im Vertrieb

Im Coaching mit dem oben erwähnten Kunden ging es übrigens primär darum, eine bessere Kommunikation zwischen dem Vertriebsleiter und seinen Mitarbeitern zu etablieren. Denn durch konsequente, regelmäßige Mitarbeitergespräche hätte die Führungskraft bemerkt, dass das vorgegebene Umsatzziel für den Reifegrad der Mitarbeiter unpassend – weil viel zu global – war. Um die Leistung und Motivation der Außendienstmitarbeiter zu erhöhen, war es daher notwendig, mit ihnen gemeinsam konkretere Ziele festzulegen und deren Erreichung im Rahmen von Mitarbeitergesprächen laufend zu überprüfen.

Sprechen Sie also mit Ihren Mitarbeitern! Und verstehen Sie das Mitarbeitergespräch als Chance, sowohl Erfolge zu würdigen als auch heiße Eisen anzupacken. Motivierte Mitarbeiter sind gerade im Vertrieb von unschätzbarem Wert. Durch gelungene Kommunikation sorgen Sie dafür, dass der Motor am Laufen bleibt.